REGOLAMENTO RADUNI ARCAMPERCLUB APS

 

 

ARCAmperCLUB APS

REGOLAMENTO RADUNI

 

Premessa

  1. Il presente regolamento è obbligatorio per tutti i Partecipanti ai raduni organizzati da ARCAmperCLUB APS i quali dichiarano di conoscere, accettare ed aderire alle norme in esso contenute.
  2. Disciplina i rapporti tra Associazione, Coordinatore, Aiutanti del Coordinatore e Partecipanti, per quanto riguarda i raduni organizzati dall’Associazione.

Eventi e raduni

    1. ARCAmperCLUB APS (d’ora in poi anche denominato Associazione) è un’Associazione di Promozione Sociale senza scopo di lucro senza personalità giuridica. Per il raggiungimento degli scopi statutari e per promuovere lo spirito associativo fra tutti i possessori di veicoli attrezzati per il campeggio e nell’ottica di accrescere la forza sociale, l’Associazione organizza raduni a carattere locale, regionale, nazionale ed internazionale, creando ed incentivando occasioni d’incontro fra Soci e simpatizzanti con la possibilità dell’utilizzo congiunto di altri mezzi di trasporto, come camper + nave, camper + bici, camper + moto e tutta le forme idonee per lo sviluppo dello spirito associativo. Il singolo socio non può intraprendere organizzazione privata di raduni con l’utilizzo del nome dell’Associazione, né con nessuno dei nomi che possano essere ricondotti all’Associazione.
    2. Per le attività di cui al precedente capoverso l’Associazione si avvale dell’opera di Soci collaboratori volontari e di uno o più Coordinatori ed eventuali aiutanti. L’Associazione compie altresì, per conto dei Partecipanti e nel loro esclusivo interesse, le operazioni necessarie per la realizzazione dei singoli raduni.
    3. Per le mete più difficili da organizzare l’Associazione potrà avvalersi di agenzie viaggio e tour operator
    4. Ai Raduni proposti dall’Associazione, possono aderire tutti i Soci regolarmente iscritti nel libro soci alla data del raduno e/o del viaggio senza che agli stessi venga richiesta quota d’iscrizione
    5. I non soci saranno accettati previo versamento della quota d’iscrizione al raduno.
    6. Ai non soci, che presenteranno tessera di iscrizione a Federazione di cui l’Associazione è parte, non sarà richiesta nessuna quota di iscrizione al raduno

 

Organizzatore, Coordinatore e aiutanti.

L’organizzatore, Coordinatore è il soggetto preposto dall’Associazione per l’organizzazione tecnica del raduno.

L’organizzatore, Coordinatore e gli aiutanti possono essere membri del Consiglio Direttivo in carica, i soci ordinari, ma può essere incaricata anche una persona esterna, anche professionale che svolga questi compiti

L’organizzatore, Coordinatore in funzione delle proprie esperienze dovrà:

  1. redigere il programma del raduno;
  2. scegliere i servizi più idonei per garantire il buon fine dell’evento;
  3. intrattenere i rapporti con gli operatori economici coinvolti (es: enti pubblici, proloco, aree sosta/campeggi, società di trasporto e ristorazione ecc.)
  4. predisporre il piano di spesa e quello delle entrate:
  5. controllare, eventualmente coadiuvato dal segretario, e/o dal tesoriere e/o dal Presidente dell’Associazione, la regolarità formale degli incassi e dei pagamenti relativi all’evento compresi i pagamenti delle quote di iscrizione;
  6. predisporre alla fine del raduno specifico rendiconto completo dei documenti fiscali giustificativi a supporto delle spese sostenute;
  7. dare le opportune istruzioni all’eventuale Accompagnatore per lo svolgimento del programma;
  8. decidere eventuali variazioni del programma per cause di forza maggiore;
  9. comunicare a tutti i partecipanti iscritti tali variazioni (supportato per tali attività dall’Associazione stessa per tramite della segreteria);
  10. con il parere positivo della maggioranza dei partecipanti potrà proporre delle variazioni al programma proposto che possano risultare migliorative rispetto al programma base;
  11. prendere i provvedimenti disciplinari nei confronti dei partecipanti al raduno, qualora vi siano fondati motivi che possano alterare il regolare svolgimento del programma, chiedendone l’allontanamento;
  12. permettere ai partecipanti di potersi sganciare dal gruppo per potersi ritrovare nel prosieguo del programma in luoghi concordati;

L’opera prestata dall’organizzatore è completamente gratuita qualora questa venga effettuata da persona socia dell’Associazione; anche gli eventuali aiutanti operano in forma volontaria.  Il Consiglio Direttivo, previa richiesta scritta, potrà a suo insindacabile giudizio e, riconoscere le spese vive sostenute dall’organizzatore (a titolo di esempio, non esaustivo: telefonate, spese amministrative, bolli, stampe, rimborsi chilometrici per sopralluoghi in località oggetto dell’evento ecc.).

Modalità di esecuzione dei raduni

  1. Per ogni singolo raduno l’Associazione, di concerto con l’Coordinatore, provvederà alla redazione di un programma.
  2. Il programma dovrà riportare:
    1. la data di inizio e termine, il luogo di ritrovo e l’indicazione dell’itinerario e delle tappe;
    2. la quota di iscrizione e le modalità (acconto/i e saldo) per il suo versamento;
    3. la specifica dei servizi alla voce “la quota comprende”
    4. il numero minimo e massimo degli equipaggi partecipanti;
    5. il nominativo e l’indirizzo dell’eventuale operatore turistico cui l’Associazione ritenga di doversi affidare per l’esecuzione del raduno;
    6. il nominativo dell’Organizzatore/ Coordinatore con gli eventuali recapiti di contatto;
    7. il richiamo al presente regolamento.
  3. Il programma potrà riportare eventuali specifiche disposizioni, previsioni, suggerimenti, consigli, obblighi o divieti, connessi allo specifico raduno ed in considerazione del luogo di destinazione e delle modalità di svolgimento dello stesso.
  4. Nello svolgimento del raduno normalmente si viaggia in carovana, tuttavia, di concerto con l’Organizzatore/Coordinatore e salvo che motivazioni organizzative non lo sconsiglino, ogni Partecipante può, sotto la propria esclusiva responsabilità, staccarsi dal Gruppo per ricongiungersi ad esso, in uno dei punti tappa previsti dal programma, con le modalità e le tempistiche concordate con il l’Organizzatore/Coordinatore.
  5. Il programma verrà messo a conoscenza di tutti i soci con le modalità che meglio soddisfano le esigenze organizzative (es; Pubblicazione del programma sul sito associativo, Pubblicazione del programma ed invito negli eventi o sul gruppo Facebook, Newsletter, Email con programma allegato a tutti i soci ecc.).

Modifiche o variazioni al programma prima e dopo la partenza.

  1. L’Associazione si riserva la facoltà:
    1. di sostituire in qualunque momento l’Organizzatore/ Coordinatore, qualora cause di forza maggiore o motivi contingenti lo richiedano;
    2. di prolungare il termine della prenotazione e variare il numero minimo dei Partecipanti, qualora lo ritenga opportuno.
  2. Eventuali variazioni del programma di ogni singolo raduno, prima della partenza, saranno comunicate ai Partecipanti, e ove tali mutamenti comportassero un cambiamento sostanziale del contenuto e dello scopo del raduno daranno al Partecipante il diritto di recedere dallo stesso, con facoltà di richiedere la restituzione di quanto versato per la partecipazione, e ciò ove la comunicazione di recesso e la richiesta di restituzione pervengano all’Associazione entro cinque giorni dalla comunicazione di cambiamento del programma.
  3. In ogni caso restano salvi, e pertanto non daranno diritto ad alcun rimborso, i mutamenti, in corso di svolgimento, al programma dovuti a causa di forza maggiore o a motivi contingenti e decisi dall’Organizzatore/Coordinatore del raduno a suo insindacabile giudizio.

Prenotazione.

  1. Per ogni singolo raduno è fatto obbligo a coloro che intendano partecipare alla manifestazione di comunicare la loro adesione compilando il modulo di adesione predisposto sul sito dell’Associazione.
  2. L’adesione del Partecipante si intenderà perfezionata con il versamento dell’acconto indicato nel programma e, dove previsto, con l’invio a mezzo posta elettronica o fax di copia della ricevuta e del programma sottoscritto per accettazione.
  3. Per raduni aperti anche ai non soci i primi cinque giorni di apertura sono riservati ai Soci

 

Assegnazione posti.

  1. Le richieste di partecipazione verranno accolte e numerate secondo i seguenti criteri:
    1. data di iscrizione mediante compilazione del modulo predisposto sul sito dell’Associazione;

 

  1. In caso di richiesta superiore alla disponibilità, in deroga a quanto indicato nel precedente capoverso, si terrà conto dell’anzianità di adesione all’Associazione per le richieste dei Soci pervenute nei primi cinque giorni.
  2. Allo scadere del termine previsto per l’iscrizione o, precedentemente, al raggiungimento del numero massimo di adesioni verrà redatto l’elenco dei Partecipanti iscritti.
  3. Nel caso in cui le richieste di partecipazione ad un raduno fossero superiori al numero massimo previsto di Partecipanti stabilito nel programma, verrà formata una lista di attesa, utilizzando i criteri di cui al paragrafo 1 del presente punto.
  4. In caso di defezione di Partecipanti già ammessi al raduno, la preferenza per la partecipazione in luogo dei Partecipanti rinunciatari, avverrà utilizzando, prioritariamente e quando esistente, la lista di attesa secondo l’ordine di iscrizione.

Recesso e rimborsi.

    1. Ogni partecipante potrà recedere dal raduno in qualunque momento   e dovrà darne comunicazione all’Associazione tramite posta elettronica;
    2.  Nel caso un partecipante receda dall’evento, potrà ottenere un parziale rimborso delle somme versate per un ammontare le somme versate un ammontare massimo del 75% nel caso che:
  • presenti l’iscrizione di un altro equipaggio equivalente, solo se sarà possibile sotto il profilo organizzativo;
  • sia presente in lista di attesa un equipaggio sostitutivo;

In assenza di equipaggio in sostituzione entro i tre giorni antecedenti la data fissata per l’evento NESSUN rimborso della quota di acconto potrà essere rimborsata.

Il 25% trattenuto dall’organizzazione servirà per:

  • coprire le eventuali penalità da riconoscere agli operatori turistici che intervengano nella manifestazione (operatori turistici, vettori, alberghi, camping, ristoranti, e quant’altro);
  • pro-quota, delle spese sostenute dall’Associazione per l’organizzazione del raduno.

Viene escluso il rimborso integrale della quota di partecipazione nei seguenti casi:

  • Ai Partecipanti che non si presentino alla partenza del programma;
  • Ai Partecipanti impossibilitati a partecipare all’atto di inizio del programma per motivi legati al proprio equipaggio (ad esempio: patente scaduta, mancata revisione del mezzo, mancanza di assicurazione, documenti di identità dei membri dell’intero equipaggio ed ogni altra causa che non possa dare inizio al viaggio per cause non imputabili all’Associazione);
  • Ai Partecipanti che senza avvertire abbandonano il gruppo;
  • Ai Partecipanti ai quali il Coordinatore/Accompagnatore abbia chiesto l’allontanamento dal gruppo;

Annullamento del raduno.

    1. Lo svolgimento del raduno è subordinato al raggiungimento del previsto numero minimo di Partecipanti. L’Associazione si riserva tuttavia l’insindacabile facoltà di procedere allo svolgimento del raduno anche nel caso non si raggiunga il numero minimo di adesioni.
    2. L’annullamento della manifestazione dovrà essere comunicato ai Partecipanti non oltre il decimo giorno antecedente l’inizio del raduno.
    3. In deroga a quanto previsto dal precedente capoverso, l’Associazione potrà in qualunque momento procedere all’annullamento del raduno nel caso di sopravvenuta, improvvisa ed imprevedibile indisponibilità dell’Organizzatore/Coordinatore, che l’Associazione non sia riuscito a sostituire tempestivamente.
    4. In caso di annullamento della manifestazione l’Associazione provvederà al rimborso degli acconti ricevuti entro 30 giorni dalla comunicazione ai Partecipanti dell’annullamento della manifestazione.
  1. Partecipanti.
    1. Ogni Partecipante dovrà coadiuvare al meglio l’Organizzatore/Coordinatore per favorire il regolare svolgimento del raduno ed adoperarsi per contribuire a creare quelle occasioni di incontro e spirito di gruppo fra i Partecipanti che rappresentano lo scopo sociale dell’Associazione.
    2. Per lo svolgimento della manifestazione i Partecipanti dovranno attenersi strettamente alle direttive ed alle indicazioni fornite dall’Organizzatore/ Coordinatore, anche tramite i suoi Aiutanti.
    3. Ciascun Partecipante è responsabile del comportamento tenuto dal proprio equipaggio, e delle cose ed animali al seguito. È fatto divieto a ciascun partecipante di allontanarsi dal gruppo senza avvisare previamente il Coordinatore.
    4. Al di là delle indicazioni fornite dalla Associazione, compete ai Partecipanti ai raduni l’incombenza di dotarsi dei necessari validi documenti individuali di identità e/o per l’espatrio, nonché delle certificazioni sanitarie, anche per eventuali animali domestici al seguito, che fossero necessarie per il luogo di destinazione del raduno o dell’evento.
    5. Il Partecipante è tenuto a garantire la perfetta funzionalità del proprio mezzo per tutta la durata del raduno.
    6. Ogni mezzo che parteciperà al raduno dovrà essere adeguatamente assicurato contro la responsabilità civile, sia per la circolazione sia per la sosta, a cura e spese del Partecipante. Nel corso del raduno l’Associazione è completamente esonerata da qualsivoglia responsabilità in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi cagionati direttamente o indirettamente da taluno dei Partecipanti.
    7. I Partecipanti acconsentono che eventuali residui di spesa rimangano assegnati all’Associazione a titolo di versamento volontario per il raggiungimento degli scopi associativi.
    8. Nel caso l’Associazione si sia rivolta, per l’esecuzione del raduno, ad un operatore turistico, il Partecipante dichiara sin d’ora di nulla avere da obiettare e di condividere tale determinazione.
  1. Contestazioni.
    1. L’Associazione, l’Organizzatore/Coordinatore e gli eventuali aiutanti restano esonerati da qualsiasi responsabilità:
      1. ove la mancata o inesatta esecuzione del programma sia imputabile a terzi, a carattere imprevedibile o al Partecipante
      2. in caso di incidenti, di danni alle persone o alle cose, di furti ed incendi nel corso dello svolgimento del raduno.
    2. Per qualsiasi contestazione inerente lo svolgimento del raduno i Partecipanti dovranno sporgere i propri reclami in loco direttamente al fornitore del servizio (campeggi, ristoranti, musei e quant’altro), informando tempestivamente l’Organizzatore/ Coordinatore. Qualora il problema non dovesse risolversi nell’immediato, e ove l’organizzazione del raduno sia stata predisposta da un operatore turistico, il Partecipante dovrà personalmente sporgere reclamo a tale operatore entro dieci giorni lavorativi dal rientro nella località di partenza, mediante l’invio di una raccomandata AR, e ciò ai sensi e per gli effetti della normativa vigente in materia.

Privacy.

    1. Ai sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i Partecipanti autorizzano l’Associazione a trattare i dati solo per quanto sia strettamente necessario per l’organizzazione del raduno.

Utilizzo immagini.

    1. I Partecipanti autorizzano l’Associazione ad utilizzare le immagini fotografiche e/o video, proprie o riprese da terzi, realizzate nel corso del raduno, contenenti o meno la propria immagine, per uso di pubblicazione, affissione e/o editoriale su tutti i media istituzionali ed i mezzi pubblicitari in genere, senza limiti di luogo e di tempo. Ne vietano altresì l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed il decoro come previsto dalle leggi vigenti.

Assicurazione.

    1. Le manifestazioni organizzate dall’Associazione saranno assistite da polizza assicurativa di responsabilità civile a copertura dei rischi eventualmente connessi all’attività svolta presente nella Camping Card International e nelle eventuali coperture assicurative stipulate di volta in volta o in maniera globale da parte dell’Associazione.

 Richiamo

    1. Restano salve le diverse disposizioni, norme, regole e previsioni che dovessero essere previste nel programma specifico di ciascun raduno.

23 febbraio 2019

REGOLAMENTO APPROVATO ALLA ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 23 FEBBRAIO 2019

 

REGOLAMENTO RADUNI ARCAMPERCLUB APS